REGLAMENTO INTERNO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DEL MINISTERIO DPP PARA. LAS COMUNAS,G.O 39.513 DEL 20/09/2010

GACETA OFICIAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
Número 39.513
Caracas, lunes 20 de septiembre de 2010
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA LAS COMUNAS Y PROTECCIÓN SOCIAL
Resolución Nº 100-2010
Caracas, 25 de agosto de 2010
200º y 151º
ISIS OCHOA CAÑIZALES,
Ministra del Poder Popular para las Comunas y Protección Social
Resolución:
En ejercicio de las atribuciones que le confiere el Artículo 62 y los numerales 2, 18 y 19 del Artículo 77 del Decreto Nº 6.217 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, de fecha 15 de julio de 2008, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.890 Extraordinario, de fecha 31 de julio de 2008; en concordancia con los Artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.347, de fecha 17 de diciembre de 2001, el Artículo 134, de la Ley de Reforma de la ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, de fecha 14 de julio de 2010, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.465, de fecha 14 de julio de 2010; los Artículos 4 y 24 del Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.783, de fecha 25 de septiembre de 2003 y la Resolución Nº 01-00-000068 de fecha 15 de abril de 2010, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.408 de fecha 22 de abril de 2010, dictada por la Contraloría General de la República.
Considerando:
Que el Sistema Nacional de Control Fiscal es un conjunto de órganos, estructuras, recursos y procesos integrados bajo la rectoría de la Contraloría General de la República que interactúan de manera coordinada, con el propósito de lograr la unidad de los sistemas y procedimientos de control en los distintos entes y organismos del Poder Público
Considerando:
Que corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, con sujeción a las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, para el funcionamiento del sistema de control interno.
Considerando:
Que en cumplimiento de la Resolución Nº 01-00-000068 de fecha 15 de abril de 2010, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.408 de fecha 22 de abril de 2010, dictada por la Contraloría General de la República, se hace imperativo ajustar la estructura y funciones de los órganos de control interno a las disposiciones de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
Resuelve:
Dictar las siguientes normas que contienen el
REGLAMENTO INTERNO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS COMUNAS Y PROTECCIÓN SOCIAL
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1º—Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular las normas relativas a la organización, deberes, objetivos y atribuciones de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Social.
Artículo 2º—Objeto de la Unidad de Auditoría Interna. La Unidad de Auditoría Interna tiene por objeto prestar un servicio de examen posterior, sistemático y profesional de las actividades administrativas y financieras del órgano ministerial descrito en el artículo anterior, con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen, orientando políticas y estrategias acertadas en el control integral de la gestión, así como sus órganos desconcentrados y demás entes descentralizados funcionalmente adscritos al mismo, carentes de Unidad de Auditoría Interna, con estricto apego al debido proceso, en los términos establecidos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las leyes, reglamentos y otros actos normativos que le sean aplicables en razón de la materia.
Artículo 3º—Obligación de dotación de recursos presupuestarios, humanos y materiales. La Unidad de Auditoría Interna deberá contar con los recursos humanos, materiales, presupuestarios y financieros necesarios y suficientes para asegurar el ejercicio eficiente de sus funciones.
CAPÍTULO II
DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Artículo 4º—Adscripción a la máxima autoridad jerárquica. La Unidad de Auditoría Interna estará adscrita al Despacho de la Ministra o Ministro del Poder Popular para las Comunas y Protección Social y tendrá un rango de Dirección General. En cuanto a su personal, funciones y actividades estarán desvinculadas de las operaciones sujetas a su control, a fin de garantizar la independencia de criterio, así como la necesaria objetividad e imparcialidad de sus actuaciones.
Artículo 5º—Competencias. Son competencias de la Unidad de Auditoría Interna las siguientes:
1. Promover la observancia de los principios y lineamientos que rigen la función pública establecidos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, su Reglamento, y el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública.
2. Promover el uso y actualización de las normas, procedimientos y lineamientos que en materia de control fiscal establezcan los órganos competentes, a fin de que se garantice la realización de procesos eficientes y el cumplimiento de los aspectos legales y técnicos de las actividades.
3. Ejercer funciones de control posterior en el Ministerio.
4. Examinar los registros y estados financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad.
5. Elaborar su Plan Operativo Anual, tomando en consideración las solicitudes y lineamientos que le formule la Contraloría General de la República, la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna o cualquier órgano o ente legalmente competente para ello, según sea el caso, incluyendo las denuncias recibidas, las áreas estratégicas a nivel nacional, así como la situación administrativa, importancia, dimensión y áreas críticas del órgano o entidad sometido a su control.
6. Formular el Anteproyecto Anual de Presupuesto para los gastos de funcionamiento de la Unidad de Auditoría Interna.
7. Asesorar a las máximas autoridades del Ministerio, en aspectos inherentes a la materia de control fiscal.
8. Emitir opinión sobre las consultas que en relación al Sistema de Control Interno le sean formuladas, siempre que no constituyan una intromisión en las actividades de control que ejecute la Unidad de Auditoría Interna.
9. Evaluar el Sistema de Control Interno con la finalidad de proponer a la máxima autoridad y al responsable de la instancia o dependencia auditada, recomendaciones para mejorar y aumentar la efectividad y eficiencia de la gestión administrativa.
10. Recibir y procesar las denuncias que le interpongan, así como las solicitudes que formule cualquier órgano, ente o empleado público vinculados con la comisión de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la administración, manejo y custodia de fondos o bienes públicos del Ministerio.
11. Realizar el examen posterior de los programas y proyectos u operaciones ejecutados por el Ministerio, para determinar el cumplimiento de los objetivos y las metas propuestas; y de la eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de su desempeño.
12. Realizar el examen selectivo o exhaustivo, así como la calificación y declaratoria de fenecimiento o no de las cuentas de ingresos, gastos y bienes públicos en forma oportuna y dentro del ámbito de sus competencias, conforme a las políticas, normas y criterios que al respecto fije la Contraloría General de la República.
13. Efectuar estudios organizativos, estadísticos, económicos y financieros, análisis e investigaciones de cualquier naturaleza, para determinar el costo de los servicios públicos dentro de su ámbito de control.
14. Aplicar en los casos que así lo decida, procedimientos de control perceptivo, posterior a la adquisición de bienes, prestación de servicios o la ejecución de contratos que impliquen compromisos financieros, con el fin de comprobar la sinceridad de los gastos en cuanto a su existencia, efectiva realización y cumplimiento de la calidad exigida.
15. Efectuar la revisión y verificación de las actas de entrega de las servidoras o servidores del Ministerio que cesen en el ejercicio de sus funciones.
16. Recibir las cauciones presentadas por los funcionarios encargados de la administración, y liquidación de ingresos o de la recepción, manejo y custodia de los fondos o bienes asignados al Ministerio, antes de la toma de posesión del cargo.
17. Verificar periódicamente el cumplimiento de la obligación de retener y enterar a las Oficinas Receptoras de Fondos Públicos, los tributos que el Ministerio, en su condición de Agente de Retención, deba efectuar.
18. Fomentar la participación ciudadana en el ejercicio del control sobre la gestión pública del Ministerio.
19. Ejercer la potestad de investigación de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento.
20. Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento.
21. Participar en los procedimientos de contratación que así se disponga, en calidad de observador sin derecho a voto, a fin de constatar el cumplimiento de las disposiciones legales y sublegales que rigen la materia.
22. Elaborar su proyecto de presupuesto anual con base en criterios de calidad, economía y eficiencia, a fin de que la máxima autoridad jerárquica del Ministerio lo incorpore al presupuesto del mismo.
23. Presentar informe de gestión de sus actividades ante la máxima autoridad jerárquica del Ministerio.
24. Apoyar las actuaciones de control de la Unidad de Auditoría Interna con los informes, dictámenes y estudios técnicos que realicen los auditores, consultores y profesionales independientes, debidamente calificados y registrados en la Contraloría General de la República.
25. Realizar seguimiento al plan de acciones correctivas implementado por la Unidad de Auditoría Interna, con la finalidad de que se cumplan las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría o de cualquier actividad de control.
26. Establecer sistemas que faciliten el control y seguimiento de las actividades realizadas, así como medir su desempeño.
27. Las demás que establezca la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, y cualesquiera otras leyes y reglamentos que regulen la materia.
Artículo 6º—Acatamiento de normas de carácter legal y sublegal. La Unidad de Auditoría Interna promoverá el acatamiento de las normas de carácter legal y sublegal establecidas en el ordenamiento jurídico vigente, que permitan salvaguardar los recursos y bienes que conforman el patrimonio público del Ministerio.
Artículo 7º—Actividades de la Unidad de Auditoría Interna. La Unidad de Auditoría Interna a los fines de ejecutar sus funciones, realizará auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis en todas las áreas del Ministerio, así como en sus órganos desconcentrados y demás entes descentralizados funcionalmente adscritos al mismo, carentes de Unidad de Auditoría Interna. Asimismo, ejercerá la potestad investigativa, y desarrollará los procedimientos para la determinación de responsabilidades, formulación de reparos y/o imposición de multas a que haya lugar.
La Unidad de Auditoría Interna, a objeto de regular el Sistema de Control Interno del Ministerio, elaborará los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos, Indicadores de Gestión, Índices de Rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos, en concordancia con las disposiciones previstas en las leyes, reglamentos y otros actos normativos que le sean aplicables en razón de la materia.
Artículo 8º—Plan operativo anual. La Unidad de Auditoría Interna elaborará el Plan Operativo Anual, en cumplimiento de lo señalado por la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal; así como por los lineamientos, políticas y directrices que al respecto formule la Contraloría General de la República, la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna y la Comisión Central de Planificación.
Artículo 9º—Informe de gestión. La Unidad de Auditoría Interna presentará anualmente a la máxima autoridad jerárquica del Ministerio el Informe de Gestión, o cuando así le sea requerido. Igualmente lo remitirá a la Contraloría General de la República y a la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna.
Artículo 10.—Solicitud de Información. La Unidad de Auditoría Interna estará facultada para solicitar información sobre todas las operaciones y actividades que se ejecuten en el Ministerio, así como en sus órganos desconcentrados y demás entes descentralizados funcionalmente adscritos al mismo, carentes de Unidad de Auditoría Interna; sean éstas de carácter administrativo, presupuestario, financiero, operacional o de gestión y no tendrán limitaciones en el acceso a los procesos, expedientes, registros, base de datos de los sistemas administrativos, documentos y demás informaciones que se requieran para el desenvolvimiento de sus funciones y procedimientos.
La Unidad de Auditoría Interna podrá comunicarse directamente con todas las unidades, dependencias, oficinas, direcciones o personas cuyas actividades estén sujetas a su control, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y las demás leyes y reglamentos que regulen la materia.
Artículo 11.—Uso de tecnologías y medios electrónicos. La Unidad de Auditoría Interna con el objeto de conservar los expedientes podrá incorporar tecnologías y emplear cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático para el cumplimiento de sus fines.
Los documentos reproducidos por los citados medios, una vez certificados, gozarán de la misma validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por ley y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Asimismo, podrá desincorporar o destruir, después de diez (10) años de incorporados a sus archivos los documentos en los cuales no consten derechos o acciones a favor de las dependencias sujetas a su control o que hayan quedado desprovistos de efectos jurídicos, sin perjuicio de aquellos que posean valor histórico los cuales no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos o almacenados mediante cualquier medio.
CAPÍTULO III
DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Artículo 12.—Estructura organizativa. La Unidad de Auditoría Interna estará integrada por:
1. Despacho de la Auditora o Auditor Interno.
a. Coordinación de Secretaría.
2. Dirección de Línea de Control Posterior.
a. Coordinación de Examen de Cuentas.
b. Coordinación de Órganos Desconcentrados y Entes Descentralizados, y
c. Coordinación de Otras Actuaciones de Control Fiscal.
3. Dirección de Línea de Determinación de Responsabilidades.
Artículo 13.—Unidad de apoyo. La Unidad de Auditoría Interna tendrá las unidades de apoyo, servicios técnicos y administrativos que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones. El Ministro o Ministra del Poder Popular para las Comunas y Protección Social determinará en este Reglamento y en las Resoluciones Organizativas que dicten las direcciones, unidades, divisiones, departamentos, oficinas y servicios que se requieran, de conformidad con la ley. Dichos instrumentos normativos deberán ser publicados en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 14.—Independencia de la Unidad de Auditoría Interna. La Unidad de Auditoría Interna tendrá el mayor grado de independencia de criterio, así como la necesaria objetividad e imparcialidad en sus actuaciones y funciones, debiendo cumplir con las disposiciones de la Constitución, las leyes, reglamentos y demás instrumentos de carácter legal que dicte la Contraloría General de la República como órgano rector del Sistema Nacional de Control Fiscal y estará bajo la supervisión de la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna.
Sección I
Del Despacho de la Auditora o Auditor Interno
Artículo 15.—Designación del Director General de la Unidad de Auditoría Interna. La Unidad de Auditoría Interna estará a cargo de una Auditora o Auditor Interno, quien será designada o designado por la máxima autoridad jerárquica del Ministerio, de conformidad con el resultado del concurso público celebrado de acuerdo con la reglamentación dictada al efecto por el Contralor General de la República, en ejercicio de la competencia que le atribuye el Artículo 28 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
La Auditora o Auditor Interno durará cinco (05) años en el ejercicio de sus funciones y podrá ser reelegida o reelegido mediante concurso público por una sola vez y no podrá ser removida o removido o destituida o destituido del cargo sin la previa autorización del Contralor General de la República.
Artículo 16.—Competencia. Son competencias de la Auditora o Auditor Interno:
1. Ejercer la suprema dirección, supervisión, orientación, disposición y coordinación de la Unidad de Auditoría Interna.
2. Velar que las actividades ejecutadas por la Unidad de Auditoría Interna se encuentren ajustadas al ordenamiento jurídico vigente.
3. Administrar, coordinar y supervisar e! personal adscrito a la Unidad de Auditoría Interna y aplicar los procedimientos disciplinarios a que hubiere lugar.
4. Aprobar el Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoría Interna y coordinar la ejecución del mismo, así como coordinar la elaboración del Proyecto de Presupuesto de Gastos de la misma.
5. Planificar y supervisar las actividades desarrolladas por las áreas que conforman la Unidad de Auditoría Interna.
6. Remitir el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto de Gastos de la Unidad de Auditoría Interna a la máxima autoridad jerárquica del Ministerio, a la Contraloría General de la República y a la Superintendencia Nacional de Auditoría.
7. Suscribir los documentos y comunicaciones que emanen de la Unidad de Auditoría Interna.
8. Coordinar y supervisar el proceso de capacitación y adiestramiento del personal adscrito a la Unidad de Auditoría Interna conjuntamente con la Oficina de Recursos Humanos del Ministerio.
9. Asesorar a la máxima autoridad jerárquica del Ministerio sobre aspectos inherentes a la materia de control fiscal.
10. Emitir opinión sobre las consultas que en relación al Sistema de Control Interno del Ministerio le sean formuladas; siempre que no constituyan una intromisión en las actividades de control que realice la Unidad de Auditoría Interna.
11. Disponer el proceso de evaluación y verificación del cumplimiento de la misión, objetivos, planes, programas y metas del Ministerio.
12. Coordinar el proceso de evaluación de los resultados de las operaciones administrativas y financieras del Ministerio.
13. Promover el fortalecimiento del Sistema de Control Interno en las dependencias del Ministerio.
14. Evaluar los resultados de la gestión y adecuada utilización de los fondos públicos asignados al Ministerio dirigidos al cumplimiento de finalidades de interés público provenientes de transferencias, subsidios, aportes, contribuciones, donaciones, o alguna otra modalidad similar.
15. Coordinar las actuaciones que sean necesarias, a fin de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, determinar el monto de los daños causados al patrimonio público, si fuere el caso, así como la procedencia de acciones fiscales.
16. Notificar al responsable de la dependencia, área o instancia objeto de alguna actuación de control, el inicio, resultados, conclusiones y recomendaciones de la misma, así como también a la máxima autoridad jerárquica del Ministerio y demás autoridades a quienes legalmente esté atribuida la posibilidad de adoptar las medidas correctivas necesarias.
17. Ordenar el proceso de seguimiento a las acciones correctivas que deban implementar las distintas dependencias del Ministerio en ocasión de los resultados y recomendaciones derivadas de las actuaciones fiscales practicadas.
18. Dirigir y supervisar las actividades que se desarrollen con ocasión al examen selectivo y exhaustivo de las cuentas de ingresos, gastos y bienes del Ministerio.
19. Emitir la calificación y declaratoria del fenecimiento de las cuentas de ingresos, gastos y bienes del Ministerio.
20. Notificar a los responsables de administrar, manejar o custodiar los recursos asignados al Ministerio, así como también a la máxima autoridad jerárquica del Ministerio y a la Contraloría General de la República, los resultados de la cuenta de ingresos, gastos y bienes.
21. Ordenar la verificación periódica del cumplimiento de la obligación del Ministerio corno agente de retención, de retener y enterar a las Oficinas Receptoras de Fondos Públicos los tributos que éste deba efectuar.
22. Coordinar las funciones de control respecto a la adquisición, administración, custodia, recuperación, restitución, desincorporación, así como el registro contable de los bienes nacionales y actualización de sus inventarios.
23. Exigir la caución prevista por ley a los servidores o servidoras encargados de la administración, recepción, manejo y custodia de los fondos o bienes asignados al Ministerio. La responsabilidad civil de los funcionarios encargados de la administración, recepción, manejo y custodia de los fondos o bienes, se hará efectiva con arreglo a las disposiciones legales pertinentes.
24. Ordenar la verificación de la sinceridad y exactitud de las actas de entrega de los funcionarios del Ministerio, que cesen el ejercicio de sus funciones.
25. Promover la realización de estudios estadísticos, organizativos, económicos y financieros para determinar el costo de los servicios prestados por el Ministerio, así como también los resultados de la acción administrativa y en general, la eficiencia con que operan las unidades administrativas del Ministerio.
26. Ordenar la ejecución de las actuaciones que le sean requeridas por la Contraloría General de la República e informarle los resultados correspondientes.
27. Participar a la Contraloría General de la República el inicio de las investigaciones que esta ordene, así como el inicio de los procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidad.
28. Recibir y tramitar las solicitudes de investigaciones y denuncias que le sean formuladas.
29. Promover la preparación y actualización de los manuales técnicos y de procedimientos que sean necesarios para el desempeño de sus funciones y velar por su formal aprobación e implantación.
30. Autorizar el inicio de los procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas, de conformidad con lo previsto en el Capítulo IV del Título III de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
31. Ordenar la realización de las actuaciones necesarias, a los fines de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal.
32. Solicitar la comparecencia de las servidoras o servidores públicos, personas naturales o jurídicas, en ocasión de los procedimientos de potestad investigativa, determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas.
33. Ordenar la formación de los respectivos expedientes con los documentos y resultados de las actuaciones practicadas.
34. Ordenar la notificación a los interesados, de todos los actos administrativos (Auto de Inicio, Auto de Apertura, Decisión del Procedimiento de Determinación de Responsabilidades, Contestación de los Recursos incoados), que resultaren de los procedimientos de potestad investigativa, determinación de responsabilidades, formulación de reparos o imposición de multas.
35. Acordar mediante auto motivado el archivo de los resultados de la potestad investigativa, si fuere el caso.
36. Ordenar la apertura de procedimientos para la formulación de reparos, la declaratoria de responsabilidad administrativa y/o imposición de multa.
37. Remitir a la Contraloría General de la República los casos donde pudieran estar involucrados servidores o servidoras de alto nivel.
38. Presidir los actos de Audiencia Oral y Pública.
39. Acordar Autos para Mejor Proveer cuando a su juicio sean necesarios.
40. Delegar en el Director de Determinación de Responsabilidades los procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades, acordando la formulación de reparo, declaratoria de responsabilidad administrativa, imposición de multa, absolución de las responsabilidades o pronunciar el sobreseimiento.
41. Recibir, admitir y decidir los recursos interpuestos con ocasión de las decisiones dictadas como consecuencia de los procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas.
42. Solicitar a las máximas autoridades de los órganos o entidades sujetos a su control la suspensión en el ejercicio del cargo de los funcionarios sometidos a un procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, cuando a su juicio lo considere conveniente.
43. Solicitar ante la Contraloría General de la República la remoción del cargo de aquellos funcionarios de libre nombramiento y remoción o de confianza, que incurran en hechos que constituyan supuestos generadores de responsabilidad administrativa.
44. Tramitar ante la Contraloría General de la República la aplicación del Artículo 105 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
45. Ordenar la publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela de las decisiones resultado de los procedimientos administrativos de determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas y de los recursos interpuestos contra éstas.
46. Remitir al Ministerio Público copias certificadas de los expedientes contentivos de los procedimientos en cuyas causas se observen indicios de responsabilidad civil o penal, como resultado de las auditorías o procedimientos, para la determinación de responsabilidades administrativas.
47. Remitir al Ministerio del Poder Popular competente en materia de las finanzas públicas las decisiones donde se haya resuelto la aplicación de una multa o la formulación de un reparo, a los fines de su recaudación.
48. Expedir copias certificadas de los documentos que reposan en los archivos de la Unidad de Auditoría Interna.
49. Elaborar y someter a la aprobación de la máxima autoridad jerárquica del Ministerio el reglamento interno, la resolución organizativa, así como los manuales de organización, normas y procedimientos con el fin de regular el funcionamiento de la Unidad de Auditoría Interna.
50. Las demás funciones que le atribuyan la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, así como las leyes, reglamentos, resoluciones y otros actos normativos que regulen el funcionamiento del Sistema de Control Fiscal.
Sección II
De la Dirección de Línea de Control Posterior
Artículo 17.—Competencias. Son competencias de la Dirección de Línea de Control Posterior las siguientes:
1. Ejecutar las auditorías de control posterior y de gestión, previstas en el Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoría Interna.
2. Evaluar el Sistema de Control Interno del Ministerio y sus dependencias o entes adscritos, incluyendo el grado de operatividad y eficiencia de los sistemas de administración y de información gerencial, vigilando el cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, las Normas Generales de Control Interno y demás leyes que regulen la materia.
3. Desarrollar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones, a fin de verificar la legalidad y exactitud de las operaciones.
4. Evaluar los resultados de la gestión y la correcta utilización de los fondos, de quienes administren, manejen o custodien recursos.
5. Ejecutar auditorías a los fines de verificar la legalidad, exactitud, sinceridad, veracidad y correcta utilización de los fondos públicos destinados a la contratación de servicios y construcción de obras que efectúe el Ministerio.
6. Realizar el examen selectivo y exhaustivo y proponer la calificación y declaratoria del fenecimiento o no de las cuentas de ingresos, gastos y bienes del Ministerio conforme a las políticas, normas y criterios que al respecto fije la Contraloría General de la República.
7. Realizar auditorías de control posterior, dirigidas a evaluar los procedimientos presupuestarios, administrativos y financieros, así como los sistemas informáticos y telemáticos, a fin de verificar la adecuación y efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno en las dependencias o entes adscritos al Ministerio.
8. Realizar auditorías de seguimiento y evaluar el plan de acciones correctivas implementadas por las dependencias auditadas, orientadas a subsanar las observaciones y verificar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en el Informe de Auditoría.
9. Examinar los documentos, registros contables y estados financieros de las dependencias auditadas para determinar su pertinencia y confiabilidad.
10. Verificar y comprobar que los ingresos reportados hayan sido liquidados, imputados y enterados, de acuerdo con la normativa que rige sobre la materia.
11. Elaborar informes de auditoría de control posterior, con las observaciones y recomendaciones generadas a partir de los resultados obtenidos en la actuación fiscal realizada, anexando la documentación que los fundamenten.
12. Comunicar a quien corresponda tanto el inicio de la actuación fiscal como las observaciones y recomendaciones que de ella se deriven, las cuales estarán contenidas en el Informe Definitivo de la actuación de control realizada.
13. Verificar la existencia de normas, manuales de procedimientos y demás instrumentos y métodos específicos para el funcionamiento del Sistema de Control Interno.
14. Verificar la sinceridad y exactitud de las actas de entrega por parte de la máxima autoridad jerárquica y directores; jefes o autoridades administrativas de cada dirección, departamento, sección o cuadro organizativo.
15. Revisar y verificar que los empleados encargados de la administración y liquidación de ingresos nacionales o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, presten caución antes de entrar en el ejercicio de sus funciones en el Ministerio.
16. Evaluar los sistemas y prácticas de mantenimiento, preservación, salvaguarda en inventario de los bienes adquiridos por el Ministerio.
17. Verificar periódicamente el cumplimiento de la obligación de retener y enterar a las Oficinas Receptoras de Fondos Públicos, los tributos que el Ministerio, en su condición de Agente de Retención, deba efectuar.
18. Ejercer las actividades inherentes a las potestades investigativas, entre las cuales se encuentran:
i. Realizar las actuaciones que sean necesarias, a fin de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal, determinar el monto de los daños causados al patrimonio público, si fuere el caso, así como la procedencia de acciones fiscales.
ii. Realizar las acciones necesarias, a solicitud de la Contraloría General de la República, cuando ésta presuma que hubieran ocurrido actos, hechos u omisiones contrarios a normas legales o sublegales, e informarles los resultados dentro del plazo que se acuerde a tal fin.
iii. Formar el expediente de la investigación.
iv. Notificar de manera especifica y clara a los interesados legítimas vinculados con actos, hechos u omisiones objeto de la investigación.
v. Ordenar mediante oficio de citación la comparecencia de cualquier persona, a los fines de rendir declaración y tomarle la declaración correspondiente.
vi. Elaborar un informe dejando constancia de los resultados de las actuaciones realizadas con ocasión del ejercicio de la potestad investigativa, de conformidad con lo previsto en el Artículo 81 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
vii. Elaborar comunicación a fin de que el auditor interno remita a la Contraloría General de la República el expediente de la investigación o de la actuación de control, cuando existan elementos de convicción o prueba que pudieran dar lugar a la formulación de reparos, a la declaratoria de responsabilidad administrativa o a la imposición de multas a funcionarios de alto nivel del Ministerio, que se encuentren en ejercicio de sus cargos.
viii. Remitir a la dependencia encargada de la determinación de responsabilidades el expediente de la potestad investigativa que contenga el informe de resultados, a los fines de que esta proceda, según corresponda, al archivo de las actuaciones realizadas o al inicio del procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades.
19. Valorar los informes definitivos de las actuaciones fiscales realizadas.
20. Formar los expedientes relacionados con investigaciones realizadas.
21. Llevar un registro de los procedimientos de potestad investigativa ejecutados.
22. Practicar la notificación de aquellas personas que, en el curso del procedimiento, resulten ser interesados legítimos.
23. Utilizar los métodos de control perceptivo, posterior a la adquisición de bienes, prestación de los servicios, o a la ejecución de contratos que impliquen compromisos financieros, con el fin de comprobar la sinceridad de los gastos en cuanto a su existencia, efectiva realización y, cumplimiento de la calidad exigida, así como, examinar si los registros y sistemas contables respectivos, se ajustan a las disposiciones legales y técnicas prescritas.
24. Recibir, evaluar y tramitar las denuncias que formulen los funcionarios públicos o los particulares, vinculadas con la comisión de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la administración, custodia y manejo de fondos o bienes públicos del Ministerio.
25. Las demás que le asigne la Auditora o Auditor Interno y las que de o acuerdo con sus competencias, le sean atribuidas por las leyes, reglamentos, decretos y resoluciones.
Sección III
De la Dirección de Línea de Determinación de Responsabilidades
Artículo 18.—Competencias. Son competencias de la Dirección de Línea de Determinación de Responsabilidades las siguientes:
1. Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos para la determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento.
2. Analizar y valorar los Informes de Resultados de las potestades investigativas realizadas por la Dirección de Control Posterior, a los fines de ordenar, mediante Auto Motivado, el archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del procedimiento de determinación de responsabilidades, conforme lo prevé el Artículo 81 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
3. Analizar y valorar los Informes de Valoración Jurídica emanados de las Direcciones de Control Posterior, a los fines de verificar si proceden las imposiciones de multas que soliciten.
4. Informar a la Auditora o Auditor Interno de todos los actos administrativos que se realicen dentro del procedimiento de determinación de responsabilidades que se encuentren en trámite.
5. Formar los expedientes contentivos de los procedimientos de determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas.
6. Llevar un registro de los procedimientos para la determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas que se aperturen.
7. Custodiar los expedientes formados en ocasión de los procedimientos de determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas.
8. Notificar a los presuntos interesados de la apertura del procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas, conforme a lo previsto en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
9. Suscribir las actas y autos de formalidades inherentes al procedimiento de determinación de responsabilidades, formulación de reparos e imposición de multas.
10. Gestionar ante la Auditora o Auditor Interno la solicitud al Contralor General de la República, para la suspensión en el ejercicio del cargo de las servidoras o servidores que se encuentren sometidos a un procedimiento para la determinación de responsabilidades administrativas, conforme a lo previsto en el Artículo 105 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
11. Presidir los Actos de Audiencia Oral y Pública por delegación de la Auditora o Auditor Interno, así como, acordar Autos para Mejor Proveer, cuando a su juicio sean necesarios.
12. Desarrollar el procedimiento de imposición de multas de conformidad con los supuestos contemplados en los artículos 94 y 105 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
13. Desarrollar el procedimiento para la formulación de reparos.
14. Elaborar comunicación a fin de que la Auditora o Auditor Interno remita al Contralor General de la República copia certificada de la decisión que declare la responsabilidad administrativa, así como del auto que declare la firmeza de la decisión o de la resolución que resuelva el recurso de reconsideración, según sea el caso, a fin de que éste acuerde la aplicación de las sanciones previstas en el Artículo 105 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
15. Elaborar comunicación a fin de que la Auditora o Auditor Interno remita al Contralor General de la República, el expediente de la investigación o de la actuación de control cuando existan elementos de convicción o prueba que pudieran dar lugar a la formulación de reparos, a la declaratoria de responsabilidades administrativas o la imposición de multas a funcionarios de alto nivel del Ministerio.
16. Elaborar y someter a la consideración, aprobación y firma de la Auditora o Auditor Interno el oficio mediante el cual se participe a la Contraloría General de la República sobre el inicio de los procedimientos de determinación de responsabilidades; así como las respectivas soluciones contentivas de las decisiones dictadas en ocasión de la conclusión de dichos procedimientos.
17. Elaborar y someter a la consideración, aprobación y firma de la Auditora o Auditor Interno el oficio mediante el cual se solicite a la Controlaría General de la República, la adopción de medidas preventivas conforme a lo dispuesto en el Artículo 112 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
18. Elaborar y someter a la consideración, aprobación y firma de la Auditora o Auditor Interno el oficio de notificación dirigido al Ministerio del Poder Popular con competencia en materia de Finanzas, a los fines de que realice las gestiones pertinentes para el cobro de los reparos o multas impuestas conforme a lo previsto en los Artículos 94 y 105 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
19. Elaborar y someter a la consideración, aprobación y firma de la Auditora o Auditor Interno el oficio mediante el cual se remita al Ministerio Público, expedientes de procedimientos de determinación de responsabilidades donde se observen indicios de responsabilidad civil o penal.
20. Las demás que le asigne la Auditora o Auditor Interno y las que de acuerdo con sus competencias, la sean atribuidas por las leyes, reglamentos, decretos y resoluciones.
Sección IV
Competencias Comunes a las Direcciones de Línea
Artículo 19.—Competencias comunes. Son competencias comunes de las Directoras o Directores de Línea que integran la Unidad de Auditoría Interna, las siguientes:
1. Asistir a la Auditora o Auditor Interno en las materias relacionadas con el área de su competencia.
2. Evacuar las consultas que en la materia de su competencia le sean formuladas.
3. Cumplir con las directrices y lineamientos emanados del Despacho de la Auditora o Auditor Interno.
4. Evaluar la sistematización de los procesos operativos que se generen en la Dirección de Línea respectiva.
5. Presentar a la Auditora o Auditor Interno los informes de gestión que se realicen en la Dirección de Línea respectiva.
6. Garantizar la seguridad y resguardo de la documentación y archivo de la Dirección a su cargo.
7. Elaborar y actualizar los manuales de normas y procedimientos de las Direcciones de Línea adscritas a la Unidad de Auditoría Interna.
8. Mantener actualizado el registro de bienes asignados a la Dirección a su cargo.
9. Supervisar el personal adscrito a sus respectivas Direcciones.
Sección V
Competencias Comunes a las Coordinaciones
Artículo 20.—Competencia comunes. Son competencias comunes de las coordinaciones que integran la Unidad de Auditoría Interna, las siguientes:
1. Asistir a la Directora o Director respectivo en la planificación, organización, dirección y control de las actividades operativas de la Unidad de Auditoría Interna.
2. Coadyuvar con la elaboración del Anteproyecto Anual del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento y el Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoría Interna.
3. Llevar el registro de las actividades realizadas por la dirección respectiva.
4. Asistir a las Direcciones de Línea que conforman la estructura de la Unidad de Auditoría Interna, en la ejecución de las actuaciones fiscales planificadas y las demás actividades que le sean inherentes.
5. Realizar todas aquellas funciones asignadas por la Auditora o Auditor Interno.
6. Y demás actividades asignadas por la Directora o Director de Línea respectivo.
CAPÍTULO IV
DEL RESGUARDO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 21.—Archivo y mecanismos para la recepción, registro y manejo de documentos. La Unidad de Auditoría Interna llevará un archivo reservado para el servicio de la misma, donde se conservarán bajo la responsabilidad de la Auditora o Auditor Interno, la documentación emitida y recibida, los expedientes en curso y los que contengan asuntos concluidos o cuya tramitación se hubiese paralizado que hayan sido formados con ocasión de actuaciones fiscales practicadas o como consecuencia del ejercicio de las funciones de control.
La Unidad de Auditoría Interna deberá establecer y mantener un mecanismo seguro, permanente y confiable para la recepción, registro y manejo de todo documento que reciba, relacionado con la actividad de control e investigación que le corresponda realizar, el cual también deberá garantizar el adecuado resguardo y archivo de los mismos. Además, deberá formar expedientes de cada uno de los asuntos que sean de su conocimiento y garantizar en todo momento la reserva de la información recabada y archivada, sin perjuicio de los derechos y garantías de los interesados.
Artículo 22.—Clasificación y registro del archivo. La correspondencia de entrada y salida, los expedientes y en general los documentos relacionados con la Unidad de Auditoría Interna se clasificarán y registrarán en el respectivo archivo el cual se organizará de acuerdo a lo previsto en el Manual de Organización y Procedimientos que al efecto dicte el Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Social.
Artículo 23.—Responsable del archivo. Corresponde a la Coordinación de Secretaría coordinar y llevar a cabo todo lo relacionado con la recepción, envío, clasificación, resguardo y archivo de toda la correspondencia y demás documentos relacionados con los asuntos atendidos en dicha unidad que hayan sido recibidos o despachados por ésta.
Artículo 24.—Uso exclusivo del archivo. El archivo se mantendrá para consulta inmediata y será de uso exclusivo del personal de la Unidad de Auditoría Interna, conservando en estricto orden numérico y por dependencia las distintas comunicaciones enviadas y recibidas, tanto interna como externa, además del archivo permanente donde se llevará toda aquella documentación de referencia histórica y cronológica del Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Social.
Artículo 25.—Carácter confidencial. Las servidoras o servidores adscritos a la Unidad de Auditoría Interna deberán conocer y/o manejar la información y documentación para aquellos casos que así lo ameriten, con estricto sentido de la discrecionalidad y confidencialidad, de forma que no afecte el normal funcionamiento del Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Social.
Tendrán acceso al archivo los empleados a cargo del mismo y con las reservas pertinentes, los empleados al servicio de la Unidad de Auditoría Interna, los empleados de otras dependencias del Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Social podrán revisar o consultar tanto los documentos como el material de la biblioteca, previa autorización del Director o Directora General de la Unidad de Auditoría Interna.
CAPÍTULO V
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 26.—Todo lo no previsto en este Reglamento interno se regirá por las disposiciones de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, su Reglamento y las demás leyes especiales en cuanto sean aplicables.
Artículo 27.—El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 28.—El Director o Directora General de la Unidad de Auditoría Interna queda encargado o encargada de la ejecución de la presente Resolución.
Dada, firmada y sellada en Caracas, a los veinticinco (25) días del mes de agosto de dos mil diez (2010). Años 200º de la Independencia y 151º de la Federación.